Anwenderhandbuch zum Metadatenerfassungssystem der GDI-BW

(07.12.2018 / Version 1.22)

Inhaltsverzeichnis

  1. Metadateneditor aufrufen
  2. Mit Benutzernamen und Passwort anmelden
  3. Profilinformationen prüfen und ggf. anpassen
  4. Nutzer zu Gruppe hinzuordnen
  5. Gruppe verwalten
  6. Metadaten erstellen
  7. Metadaten importieren
  8. Metadaten editieren / validieren
  9. Metadatensätze veröffentlichen
  10. Suche mit Geonetwork

Überblick

Diese Anleitung soll Ihnen helfen, sich im Metadatenerfassungssystem der GDI-BW zu Recht zu finden. Ziel dieser Anleitung ist es, Ihnen die Geschäftsprozesse zum Erfassen, Bearbeiten und Bereitstellen von Metadaten näher zu bringen.

Bevor Sie beginnen, beachten Sie bitte den Hinweis, dass im neuen System nicht mehr zwischen den Kategorien intern/extern und den Status Erfassen, Prüfen, Geprüft und Freigegeben unterschieden wird. Im aktuellen Erfassungssystem gibt es lediglich die Zustände „veröffentlicht“ und „nicht veröffentlicht“. Diese beiden Status können Sie benutzergruppenscharf auswählen. Metadatensätze, die Sie nicht veröffentlichen wollen, können Sie nur in Ihrer Benutzergruppe freigeben.

Bitte halten Sie folgende Informationen bereit:

  1. Ihren Benutzernamen
  2. Ihr neues Passwort

Sollten Sie noch keinen Zugang zum Metadatenerfassungssystem der GDI-BW haben, so nutzen Sie bitte dieses Formular um einen neuen Zugang zu beantragen.

In der folgenden Anleitung werden verschiedene Formatdarstellungen verwendet. Für Schaltflächen und Felder die im Text referenziert sind und die direkt in der Anwendung angewählt oder befüllt werden können, erfolgt die Darstellung in rot:

Feld/Schaltfläche

Besondere Hinweise werden in einem Gelben Kasten hervorgehoben:
Wichtiger Hinweis zur Beachtung
Weiterführende Hilfe erhalten Sie auch in der GeoNetwork-Community

1. Metadateneditor aufrufen

Sie erreichen den Metadateneditor und den Metadatenkatalog der GDI-BW über das Geoportal BW unter www.geoportal-bw.de im Menüpunkt „Anwendungen“ oder direkt über den Link https://metadaten.geoportal-bw.de/geonetwork/srv/ger/catalog.search#/home

 

2. Mit Benutzernamen und Passwort anmelden

Nach Öffnen des Metadateneditors müssen Sie sich über die Schaltfläche Anmelden anmelden. Wenn Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche bewegen, erscheinen bereits die beiden Eingabefelder Benutzername und Passwort. Ein Klick auf die Schaltfläche Anmelden führt Sie auf die hier abgebildete Anmeldeseite, die stehen bleibt und nicht durch das Bewegen der Maus verschwindet. Nutzen Sie für die Anmeldung, den Ihnen mitgeteilten Benutzernamen und zugehöriges Passwort.

 

Falls Ihnen Ihr Passwort abhanden gekommen ist, können Sie auf der Anmeldeseite die Schaltfläche Passwort vergessen? nutzen. Über die Angabe Ihres Benutzernamens erhalten Sie einen Link per E-Mail, um ihr Passwort zurückzusetzen.

 

3. Profilinformationen prüfen und ggf. anpassen

Über die Schaltfläche oben rechts, mit Ihrem Namen und Ihrer Benutzerrolle, gelangen Sie zur Übersicht der Nutzer in Ihrer Gruppe. Bitte klicken Sie direkt auf die Schaltfläche Ihr Name (bei einem Mouseover erscheint die Option Abmelden, mit der Sie sich aus dem System ausloggen können). Hier können Sie auf der linken Seite Ihren eigenen Namen auswählen, um Ihre Profilinformationen zu überprüfen und ggf. anzupassen. Achten Sie darauf, Ihre Profilinformation aktuell zu halten, damit gegebenenfalls z.B. Systembenachrichtigungen an Ihre E-Mail-Adresse zugestellt werden können (Passwort vergessen?). Bei Bedarf können Sie über die Schaltfläche Passwort zurücksetzen Ihr Passwort ändern. Bitte vergessen Sie nicht die geänderten Angaben zu speichern.

 

Die Gesamtheit der Nutzer, die Sie in diesem Menü verwalten können, sind in Ihrer Benutzergruppe. Je nach Rolle Ihre Zugangs (Registrierter Benutzer, Editor, Reviewer, Benutzeradministrator) können diese Berechtigungen jedoch unterschiedlich ausfallen. Als neuer Nutzer, erhalten Sie jedoch grundsätzlich eine eigene Gruppe in der Sie als Benutzeradministrator eingetragen sind. Sie können das System nach ihren eigenen Anforderungen nutzen, weitere Benutzer zu Ihrer Gruppe hinzufügen und mit entsprechenden Rollen ausstatten. Über die Schaltfläche +Neue Benutzer können Sie bei Bedarf weitere Nutzer anlegen, in dem Sie Benutzername, Passwort, Name, Name und E-Mailadresse vergeben. Eine Anmeldung mit diesen Benutzerinformationen ist direkt nach dem Speichern möglich.

 

Eine Übersicht zum Benutzerberechtigungskonzept finden Sie hier:

 

4. Nutzer zu Gruppe hinzuordnen

Um im Metadatenerfassungssystem einen neuen Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  •     Wählen Sie im Menü die Schaltfläche Adminkonsole.
  •     Klicken Sie auf den Reiter Nutzer und Gruppen aus der Dropdownliste
  •     Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Benutzer
  •     Stellen Sie die Informationen bereit, die für den neuen Benutzer erforderlich sind.

Vergessen Sie nicht im unteren Teil der Seite die angedachten Rollen für den Benutzer je Gruppe zuzuordnen. Falls Sie in mehreren Gruppen sind, können Sie den von Ihnen angelegten Nutzer in mehreren Gruppen eine Rolle zuweisen.

  •     Weisen Sie den Benutzer einer Gruppe zu
  •     Klicken Sie auf Speichern

 

 

5. Gruppe verwalten

Nur die Rolle Administrator kann eine neue Benutzergruppe erstellen. Benutzergruppen können logische Einheiten innerhalb einer Organisation entsprechen. Wenn Sie für Ihre Arbeit weitere Gruppen benötigen, wenden Sie sich über das Kontakformular an das Kompetenzzentrum GDI.

  1. Um neue Gruppen zu verwalten, müssen Sie mit einem Konto als Benutzeradminstrator angemeldet sein.
  •     Wählen Sie im Menü die Schaltfläche Adminkonsole.
  •     Klicken Sie auf dem Reiter Nutzer und Gruppen aus der Dropdownliste
  •     Aktivieren Sie den Schalter Gruppen verwalten
  •     Wählen Sie Eine +Neue Gruppe aus. Bei Bedarf können Sie eine Gruppe löschen. Hierfür wählen Sie zuerst die betreffende Gruppe aus.
  •     Ergänzen Sie noch notwendige Details
  •     Klicken Sie auf Speichern
Hinweis: Der Name darf KEINE Leerzeichen enthalten! Sie können das Bedienfeld "Lokalisierung" verwenden, um lokalisierte Namen für Gruppen anzugeben.

 

 

6. Metadaten erstellen

Dieser Abschnitt führt Sie durch den Prozess des Hinzufügens neuer Metadatensätze in den Metadatenkatalog der GDI-BW.

Um Metadaten hinzuzufügen oder zu bearbeiten, muss der Benutzer mindestens als Editor registriert und Mitglied jener Gruppe sein, für die Metadatensätze erfasst werden sollen. Für die Neuregistrierung im System oder die Verwaltung von Benutzer und Gruppen finden Sie Informationen in Kapitel 4 und Kapitel 5 dieser Anleitung.

Gehen Sie auf der Startseite zum Abschnitt Neue Metadaten oder klicken Sie direkt auf den Menüpunkt Neue Metadaten erfassen.

Erstellen Sie dann einen Metadatensatz von einer der angebotenen Vorlagen (z.B. VORLAGE Metadatenprofil GDI-BW V.1.3: Metadaten zu Geodaten). Wählen Sie bitte die Vorlage Autogenerated URN für die Generierung der Metadaten URN (eng. Uniforme Resource Name) und dann klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis: Wir empfehlen die Verwendung der VORLAGE Metadatenprofil GDI-BW V.1.3 sowohl zu Daten als auch zu Dienste. Der Vorlagenkatalog umfasst selbstverständlich auch die generelle Erfassung von ISO Metadatensätze.

Hinweis: Wenn Sie die Rolle Benutzeradministrator haben und mehreren Gruppen zugeordnet sind, dann müssen Sie auch bei der Erstellung des Metadatensatzes die gewünschte Gruppe auswählen.

Der nächste Schritt besteht darin, die in der Vorlage bereitgestellten Metadatenfelder korrekt auszufüllen und bei Bedarf ein Vorschaubild für Ihre Daten zur Verfügung zu stellen (Vgl. Kapitel 8). Das Bild erscheint bei der Darstellung des Metadatensatzes als Suchergebnis in Geonetwork.

 

 7. Metadaten importieren

Das System bietet die Möglichkeit bestehende Metadatensätze als XML zu importieren.

Der Benutzer benötigt mindestens ein Editor-Account, um darauf zugreifen zu können. Navigieren Sie auf dem Reiter Neue Metadaten und wählen Sie den Menüpunkt Metadaten importieren.
 
 
Sie können Metadatensätze auf vier verschiedene Arten importieren:
 
 

Datensatz-Typ:

  1. Metadaten sollten beim Laden eines normalen Metadatensatzes verwendet werden.
  2. Vorlage sollte verwendet werden, wenn der geladene Metadatensatz als Vorlage verwendet wird.

Datensatzidentifikator in Bearbeitung:

Diese Funktion ermöglicht den Umgang mit möglichen Konflikten zwischen der UUID des geladenen Datensatzes und den im Metadatenkatalog bereits vorhandenen Metadatensätzen. Drei verschiedene Strategien stehen zur Verfügung:
 
  1. Nichts: Die UUID des geladenen Datensatzes bleibt unverändert. Wenn ein Metadatensatz mit derselben UUID bereits im Katalog vorhanden ist, wird eine Fehlermeldung zurückgegeben.
  2. Daten mit derselben UUID überschreiben: Jeder vorhandenen Metadatensatz im Metadatenkatalog mit derselben UUID wie der geladene Metadatensatz wird aktualisiert.
  3. UUID für eingefügte Metadaten generieren: Es wird einen neue UUID für eingefügte Metadaten generiert.

XSLT Konvertierung anwenden:

Diese Funktionalität ermöglicht mithilfe des XSLT-Stylesheets einen geladenen Datensatz zu transformieren. XSLT-Dateien werden vom System zur Verfügung gestellt. Die ausgewählte Transformation sollte mit dem Standard des geladenen Datensatzes kompatibel sein.

Hinweis: XSLT-Dateien sind bzw. werden nicht von der GDI-BW zur Verfügung gestellt. Das KomZ-GDI kann nicht die Qualität der Transformation gewährleisten.

Validieren:

Diese Funktion ermöglicht eine Validierung des Metadatensatzes vor Import in den Metadatenkatalog. Nicht valide Metadaten werden nicht in den Katalog importiert.

Veröffentlichen:

Diese Funktion bietet die Möglichkeit die Metadatensätze sofort zu veröffentlichen. Wenn das nicht gewünscht ist, sollte die Checkbox nicht aktiviert werden.

dem aktuellen Katalog zuweisen: Diese Funktion ist immer aktiv.

Einer Gruppe zuweisen: Hier kann die Gruppe für den geladenen Metadatensatz definiert werden.

Der Kategorie zuweisen: Eine lokale Kategorie kann dem geladenen Metadatensatz zugewiesen werden. Diese Information ist nicht direkt im Metadatensatz hinterlegt, sondern im System gespeichert.

 

Um den Import der des Metadatensatzes abzuschließen, klicken Sie auf Importieren und lösen den Import aus.

8. Metadaten editieren / validieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Ihre Metadatensätze bearbeiten können.

Die obere Symbolleiste enthält die wichtigsten Funktionen (von links nach rechts) des Editors:

  •     Legen Sie Metadaten Kategorien (Typ des Metadatensatzes) fest
  •     Legen Sie die Metadaten Gruppe fest
  •     Erweiterte Funktionen (z. B. Versionierung beginnen)
  •     Valdieren, um die Metadatenvalidierung auszuführen
Hinweis: Gegenwärtig können Sie nur die systemintern bereitgestellte Validierung nutzen. Eine Validierung basierend auf dem Metadatenprofil der GDI-BW wird noch nicht unterstützt.
  •     Abbrechen, um alle Änderungen seit dem Beginn der Bearbeitungssitzung abzubrechen und die Änderungen zu verwerfen
  •     Speichern und schließen, um die geänderten Angaben zu speichern und den Bearbeitungsmodus zu verlassen (Änderungen werden übernommen)
Hinweis: Beim Speichern wird eine systeminterne Validierung durchgeführt. Sofern mindestens ein verpflichtendes Feld nicht ausgefüllt ist bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis.
  •     Speichern, um die Metadaten oder die Vorlage zu speichern, der Bearbeitungsmodus bleibt noch aktiviert. Die Dropdownliste erlaubt es auch festzulegen, ob die Änderungen  geringfügig sind oder nicht (d.h. das Änderungsdatum der Metadaten wird nicht aktualisiert, wenn kleinere Änderungen vorgenommen werden)
  •     Ändern Sie den Anzeigemodus
  1. Simple - Anzeige aller Felder aus den Metadaten
  2. Full - basierend auf dem Metadaten-Standard (ISO) und bietet Zugriff auf alle Metadatenelemente des hinterlegten Standards
  3. XML - Anzeigen des Datensatzes als XML-Dokument
  •  Aktivieren Sie Tooltips oder wechseln Sie in den erweiterten Editormodus (klicken auf Mehr Informationen)

Auswahl möglicher Ansichten

Sobald eine Ansicht ausgewählt ist, steht diese direkt zur Verfügung und kann durch den Benutzer genutzt werden, um die Liste der Felder zu durchsuchen. Das Scroll-Spy Icon in der unteren rechten Ecke kann verwendet werden, um schnell auf einen der verfügbaren Abschnitte zuzugreifen bzw. dorthin zu navigieren.

 

1. Entfernete Ressourcen verlinken

Mithilfe des Reiters Verlinkte Ressourcen können Sie das Vorschaubuld für den Metadatensatz hinzufügen. Bitte gebens Sie hierzu  URL und Name der Ressource ein oder laden Sie eine Ressource mithilfe der Option Wähle oder hinterlege eine Quelle hoch.

 

 

2. Nutzen von Schlüsselwortlisten für die Auswahl von Schlüsselwörtern nach dem Metadatenprofil der GDI-BW

In den Anforderungen an Metadaten, welche im jeweils gültigen Profil für Metadaten in der GDI-BW definiert sind, gibt es Schlüsselwortlisten. Diese Schlüsselwortlisten wurden definiert und sollen gewährleisten, dass Schlüsselwörter welche für eine erfolgreiche Kategorisierung über die Gesamtmenge der Metadaten hinweg notwendig sind, zur Auswahl stehen. Im Metainformationssystem werden verschiedene Schlüsselwortlisten hinterlegt:

  1. Liste der Datenkategorien in der GDI-BW für Geodaten (Klassifizierung GDI-BW)
  2. Schlüsselwörter für Geodaten und Geoanwendungen (GDI-BW-Schlüsselwortliste)
  3. Schlüsselwörter aus den Anhängen I - III der INSPIRE-Richtlinie für Geodaten und Geoanwendungen (INSPIRE-Themenliste)
Hinweis: Schlüsselwörter können momentan noch nicht über eine DropDown-Auswahl ausgewählt werden. Die Nutzung erfolgt daher durch manuelles Einfügen.

Für die Auswahl eines oder mehrerer dieser Begriffe nutzen Sie bitte die Übersicht zu den Schlüsselwortlisten im Metadatenprofil der GDI-BW.  In der Eingabemaske zum Erstellen und Bearbeiten von Metadatensätzen können Sie jene Schlüsselwörter eintragen, welche im verlinkten Dokument hinterlegt sind.

 

Sie können aber auch eigene Schlüsselworter, die aus einem Thesaurus stammen, ergänzen. Weitere Schlüsselwörter müssen Sie mithilfe "+" Icon hinzufügen.

 

Für die Nutzung von Codelisten aus der ISO 19115 gehen Sie gleichermaßen vor. Eine Übersicht der möglichen Einträge finden Sie in der Übersetzung der ISO-Felder in den Metadaten von der Kst. GDI-DE. Im Anhang B.5 des Dokumentes, ab Seite 65, sind alle Codelisten und Aufzählungen aufgeführt, in deutscher Sprache übersetzt und definiert.

 

Ein Beispiel:

Für Metadatensätze, die eine Geoinformationsressource beschreiben, die unter einer OpenData-Lizenz stehen, sollten Sie in der Liste der Datenkategorien in der GDI-BW für Geodaten das Schlüsselwort "opendata" auswählen um sicher zu stellen, dass Ihr Metadatensatz als ein OpenData-Metadatensatz erkannt wird und in den Metadatengeschäftsprozessen der GDI-BW an das OpenGovernment-Portal weitergereicht werden kann.

Entsprechende Ressourceneinschränkungen müssen auch ergänzt werden. Andere Einschränkungen müssen als JSON hinzugefügt werden:

{"id":"dl-de-by-2.0","name":"Datenlizenz Deutschland Namensnennung 2.0","url":"https://www.govdata.de/dl-de/by-2-0","quelle":"Datengrundlage: LGL, www.lgl-bw.de"}

9. Metadatensätze veröffentlichen

Metadatensätze, welche Ihrem Nutzer und Ihrer Gruppe zugeordnet sind, finden Sie unter der Schaltfläche Neue Metadaten (bitte direkt anwählen).

 

Hinweis: Diese Ansicht wird empfohlen um eigene Metadaten zu recherchieren, zu bearbeiten und/oder den Veröffentlichungsstatus zu ändern.

 

In dieser Übersicht werden Ihnen alle Metadaten, welche veröffentlicht sind und jene ihrer Gruppe (unabhängig davon ob diese veröffentlicht sind oder nicht) angezeigt. Hier haben Sie mehrere Optionen:

1. Über das Suche-Feld können Sie Metadaten über die Eingabe von Text suchen.

2. Auf der linken Seite werden Ihnen eine große Auswahl an Filterkriterien zur Verfügung gestellt um die Gesamtheit der Metadaten in Ihrer Gruppe einschränken zu können. Eine Kombination dieser Filter ist jederzeit möglich. Auch die gleichzeitige Eingabe von Suchworten und die Anwahl von Filterkriterien wirken sich in Kombination auf die Menge der Suchergebnisse aus.

3. Über die Option Meine Datensätze links neben dem Suchschlitz können Sie die Ansicht auf Ihre eigenen Metadaten einschränken. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie sich engeloggt haben, um bereits erfasste Metadatensätze zu sichten und zu aktualisieren.

4. Über die Schaltfäche Metadaten importieren können Sie Metadaten in das System übernehmen (vgl. Kapitel 7 dieser Anleitung).

5. Mehrfachauswahl von Datensätzen können Sie über die Anwählkästchen links neben den Metadatensätzen tätigen, um mehrere Metadatensätze zu bearbeiten. Nach Auswahl von mind. einem Metadatensatz erscheint die Schaltfläche ausgewählt, hinter der sich eine Vielzahl an Möglichkeiten wie Veröffentlichen, Rücknahme der Veröffentlichung, Export in verschiedene Formate, Validieren etc. findet, die sich auf alle angewählten Datensätze bezieht.

6. In der Gesamtübersicht lässt sich auf der rechten Seite erkennen, welche Metadaten bereits veröffentlicht sind und welche nicht. Dazu sehen Sie ein Schlosssymbol in zwei verschiedenen Varianten: geschlossenes (=Metadatensatz ist nicht öffentlich) und geöffnetes Schloss (=Metadatensatz ist für jedermann sichtbar und damit veröffentlicht). Eine Beschreibung der Möglichkeiten zum Veröffentlichen einzelner Metadatensätze mit dem Schlosssymbol finden Sie in Abschnitt 9.2. Veröffentlichung einzelner Metadatensätze (gruppenscharf) dieser Anleitung.

 

Erst mit der Veröffentlichung der Metadaten stehen diese im Geoportal BW bzw. zeitverzögert bei weiteren Anwendungen wie dem Geoportal.DE, dem INSPIRE Geoportal, dem GovData-Portal sowie dem Metainformationssystem der AdV zur Verfügung. Das jährliche INSPIRE-Monitoring sowie die Qualitätssicherung der Metadaten ist ebenfalls von der Veröffentlichung abhängig.

 

Es gibt mehrere Möglichkeiten Metadaten zu veröffentlichen

1. Veröffentlichung aller Ihrer Metadaten auf einmal:

Lassen Sie sich Ihre Metadaten in der Übersicht anzeigen in dem Sie neben der Suchzeile das Häkchen bei Meine Datensätze anwählen. Selektieren Sie nun alle Metadatensätze über die Schaltfläche oberhalb der Ergebnisliste, eine weitere Schaltfläche erscheint ausgewählt. Über diese Option können Sie alle selektierten Metadaten gemeinsam veröffentlichen (nach Selektion erscheint diese Aktionsschaltfläche).

 

2. Veröffentlichung einzelner Metadatensätze (gruppenscharf)

Die Veröffentlichung einzelner Metadatensätze können Sie über das Schlosssymbol in der Ergebnisliste vornehmen. Nach Anwahl erhalten Sie eine Übersicht, für welche Gruppen der Metadatensatz veröffentlicht werden soll. Sie müssen Metadaten für „Alle“ freigeben um an den Geschäftsprozessen der GDI-BW teilnehmen zu können.

 

3. Metadatensätze einsehen und nach Bearbeitung freigeben

Möchten Sie Ihre Metadaten zuerst mit allen Informationen einsehen und ggf. anpassen, wählen Sie diese aus der Ergebnisliste Neue Metadaten aus. Es erscheint die Vollansicht, bei der Sie über die Schaltflächen Bearbeiten, Löschen, und Datensatz verwalten zahlreiche Möglichkeiten haben:

  1. Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie den Metadatensatz inhaltlich anpassen. Nach Ihrer Editierung gelangen Sie über die Schaltfläche Speichern und Schließen zurück zur normalen Ansicht. Der Metadatensatz muss jedoch noch veröffentlicht werden.
  2. Mit der Schaltfläche Löschen können Sie nicht mehr relevante Metadatensätze dauerhaft entfernen.
  3. Die Schaltfläche Datensatz verwalten bietet Ihnen die Möglichkeit, den angezeigten Metadatensatz zu veröffentlichen.

10. Suche mit Geonetwork

Geonetwork macht alle veröffentlichten Metadaten für jederman durchsuchbar. Es gibt zwei Zugangswege zur Suche nach Metadaten im Bestand des Metainformationssystem der GDI-BW:

  1. über die Suchzeile im Geoportal-BW. (Die Treffer zu Metadaten finden sich in der Ergebnisliste unter dem Reiter Metainformation)
  2. über die Suchzeile im Metainformationssystem selbst

Die Suche im Metainformationssystem funktioniert mit einer Lucene Suchengine. Hierfür werden alle Wörter im zugehörigen XML-Dokument eines Metadatensatzes als Suchwort mit dem Metadatensatz selbst verknüpft (“word-level inverted index”).

Hinweis: Weiterführende Informationen zur Auswertung der Metadaten nach Schlüsselwörtern mit dem beschrieben Verfahren finden Sie unter https://en.wikipedia.org/wiki/Inverted_index

Teilbegriffe werden bei der Generierung von Suchbegriffen nicht berücksichtigt. Wenn Sie Ihre Metadatensätze auch für Teilbegriffe der verwendeten Metadatenelemente auffindbar machen wollen, nutzen Sie die Möglichkeit freie Schlüsselwörter in den Metadaten zu setzen. Alle Schlüsselwörter eines Metadatensatzes werden für die Suche nach Metadaten, mit dem beschriebenen Verfahren, genutzt.